مهارت های مدیریت سازمانی – پاورپوینت

مهارت های مدیریت زمان موثر به شما کمک می کند کار را تکمیل کنید، تمرکز را بهبود بخشید و تصمیمات بهتری بگیرید. این به نوبه خود به شما کمک می کند تا هر روز را بهتر سازماندهی کنید – برای جلوگیری از سردرگمی، کاهش استرس، و به خودتان فضایی برای خلاقیت و فعال بودن بدهید.

در نهایت، با تمرین مدیریت زمان و مهارت های سازمانی، می توانید به اهداف حیاتی دست پیدا کنید و در حرفه خود پیشرفت کنید.

در این مقاله، هشت نوع مهارت مدیریت زمان و سازمانی، اهمیت آن‌ها و پنج نکته هوشمندانه را برای کمک به شما در بهبود مهارت‌هایتان شرح خواهیم داد.

به عنوان یک امتیاز، ما برخی از مهارت‌های مدیریت زمان و سازمانی ضروری را که می‌توانید امروز به دست آورید، برجسته می‌کنیم.

8 نوع مدیریت زمان و مهارت های سازمانی

در اینجا نگاهی دقیق به هشت نوع مدیریت زمان و مهارت های سازمانی داریم:

1. سازماندهی

چه یک تقویم به روز باشد، چه ذخیره اسناد با نام مناسب، یا داشتن یک فضای کاری مرتب، سازماندهی می تواند به حفظ تصویری واضح از آنچه که باید تکمیل کنید و چه زمانی انجام دهید کمک کند.

در اینجا دو روش برای سازماندهی چیزها وجود دارد:

الف- سازمان ذهنی

مهارت های سازمانی ذهنی به شما این امکان را می دهد که به تحقیق، تجزیه و تحلیل موقعیت ها و تفکر استراتژیک بپردازید. شما می توانید از مهارت های تحلیلی خود برای اتخاذ یک رویکرد سیستماتیک برای حل مسئله استفاده کنید.

برخی از مهارت های سازمانی ذهنی ضروری شامل توجه به جزئیات، تصمیم گیری، تفکر خلاق و غیره است.

ب- سازمان فیزیکی

در حالی که امروزه بیشتر کارها به صورت مجازی انجام می شود، انجام کاری به کوچکی سازماندهی میز کار می تواند به شما در جلوگیری از حواس پرتی و بهبود تمرکز کمک کند.

تشکیل پرونده، مدیریت دفتر، نگهداری سوابق نمونه هایی از مهارت های فیزیکی سازمانی هستند.

2. اولویت بندی

اولویت‌بندی به شما کمک می‌کند مهم‌ترین کار را به ترتیبی انجام دهید که می‌تواند به شما کمک کند سازنده و کارآمد باشید.

هنگام اختصاص دادن اولویت به وظایف خود، می توانید عواملی مانند موارد زیر را در نظر بگیرید:

• زمانی که هر کار باید انجام شود.
• چه مدت ممکن است تکمیل شود.
• چقدر ممکن است برای دیگران در سازمان حیاتی باشد.
• اگر کار انجام نشود چه اتفاقی می افتد.
• اینکه آیا هر کار دیگری ممکن است در این فرآیند قطع شود یا خیر.

3. هدف گذاری

تنظیم هدف به شما این امکان را می دهد که به وضوح هدف نهایی خود را درک کنید و دقیقاً چه کاری باید انجام دهید تا به آن دست یابید.

هنگامی که یک هدف روشن در ذهن خود دارید، می توانید با تمرکز کامل برای رسیدن به آن تلاش کنید. همچنین می توانید وظایف مهم مورد نیاز برای رسیدن به هدف را شناسایی کنید و از اتلاف وقت برای کارهای بی اهمیت جلوگیری کنید.

4. ارتباطات و همکاری

مهارت های ارتباطی قوی به شما امکان می دهد برنامه ها و اهداف خود را برای همکارانتان روشن کنید. این به آن‌ها اجازه می‌دهد تصویر بزرگ‌تر را ببینند و بفهمند تلاش‌هایشان چگونه بر هدف نهایی تأثیر می‌گذارد.

برقراری ارتباط شفاف همچنین به شما کمک می کند وظایف خود را محول کنید، که به شما امکان می دهد ابتدا روی تکمیل مهم ترین کار تمرکز کنید.

علاوه بر این، موفقیت شما ممکن است به توانایی شما در همکاری با دیگران بستگی داشته باشد. باز بودن برای ایده‌ها، بازخوردها و توصیه‌های جدید به همان اندازه برای رسیدن به اهداف برای همکاری موفق ضروری است.

5. مدیریت وظایف

ایجاد لیست کارها راهی عالی برای یادداشت هر چیزی که نیاز دارید و جلوگیری از فراموش کردن چیزهای مهم است. آنها همچنین یک راه عالی برای جلوگیری از سپری کردن تمام روز به فکر کردن در مورد کارهای بعدی هستند که باید انجام دهید.

علاوه بر این، می توانید از ابزارهای مدیریت پروژه برای پیگیری وظایف و پروژه های خود و نظارت بر پیشرفت آنها استفاده کنید.

6. مدیریت حجم کار

گاهی اوقات کار طولانی مدت یا نادیده گرفتن استراحت می تواند بهره وری را در کوتاه مدت بهبود بخشد. اما هنگامی که خستگی شما فرا می رسد، بهره وری کلی شما کاهش می یابد.

دانستن و اعمال حجم کاری بهینه برای خود و تیمتان، ثبات عملکرد را تضمین می کند و از فرسودگی کارمندان جلوگیری می کند .

7. تفویض اختیار

برخی از افراد به دلیل اینکه می خواهند کنترل خود را حفظ کنند یا به دلیل محدودیت های پولی در برابر تفویض اختیار مقاومت می کنند. در هر صورت، هر دو روش در نهایت می توانند بهره وری را کاهش داده و هزینه ها را افزایش دهند.

تفویض اختیار باعث می شود کارهای بیشتر سریعتر تکمیل شود. از طریق تفویض اختیار، می‌توانید کارهایی را که می‌توانید انجام دهید شناسایی کنید و بقیه را محول کنید. به هر حال، موفقیت در چند کار بهتر از تلاش و شکست در بسیاری از کارها است.

8. مدیریت استرس

کنترل سطح استرس بخش بزرگی از مدیریت زمان است.

چرا؟

استرس مرکب می تواند منجر به مشکلات سلامت روان درازمدت شود که می تواند منجر به مدیریت بد زمان شود.

در اینجا چند راه برای مدیریت استرس آورده شده است:

• استراحت های کوچک را در طول روز در نظر بگیرید.
• در حین انجام وظایف به خود پاداش دهید.
• برخی از فعالیت های بدنی مانند دویدن یا شنا را انجام دهید.
• زیر نور خورشید بیرون بروید.
• تکنیک های آرامش بخش مانند مدیتیشن و تنفس عمیق را امتحان کنید.

بیایید نگاهی به مزایای تمرین مدیریت زمان و مهارت های سازمانی بیندازیم:

1. به صرفه جویی در زمان کمک می کند

مدیریت زمان موثر توانایی شما را برای تمرکز بهبود می بخشد. شما قادر خواهید بود لیست وظایف خود را در زمان کمتری تکمیل کنید و ساعات بیشتری برای استراحت داشته باشید – ایجاد یک تعادل عالی بین کار و زندگی.

علاوه بر این، مهارت‌های سازمانی خوب می‌تواند به شما کمک کند تا از جست‌وجو در میان انبوهی از اسناد یا پوشه‌های بی‌نام در رایانه خود برای یافتن اسناد مهم اجتناب کنید. این می تواند در زمان صرفه جویی کند – که می توانید آن را برای کارهای مهم تر صرف کنید.

2. کارایی را بهبود می بخشد

هر مهارت مدیریت زمان به شما می آموزد که کنترل زمان خود را در دست بگیرید.

همچنین یاد می گیرید که روی کارهای خود تمرکز بهتری داشته باشید و آنها را در زمان کمتری به اتمام برسانید و در نتیجه کارایی شما افزایش می یابد.

علاوه بر این، مهارت های سازمانی مناسب تضمین می کند که شما تمام اطلاعات و منابع لازم را برای تکمیل کار در اختیار دارید. این به شما امکان می دهد از درگیری لحظه آخری خودداری کنید و در عوض روی کیفیت تمرکز کنید.

در نتیجه، اجتناب از این کارهای لحظه آخری نه تنها به انجام به موقع کار کمک می کند، بلکه به طور قابل توجهی بهره وری شما را افزایش می دهد و سطح استرس شما را کاهش می دهد.

3. قابلیت اطمینان بیشتر و استرس کمتر

کار در یک محل کار سازماندهی شده می تواند به شما احساس تمرکز و بدون استرس بدهد.

شما به دنبال اطلاعات، دسته بندی اسناد سازماندهی نشده، یا برخورد با عواقب توانایی های ضعیف مدیریت زمان دیگران نخواهید بود.

برعکس، وقتی زمان خود را به خوبی مدیریت می کنید، اعضای تیم شما احتمالاً حس قابل اعتماد بودن را ایجاد می کنند. آنها می دانند که شما کار خود را با پشتکار انجام می دهید، تسلیم تعلل نمی شوید و از این رو می توانند به شما اعتماد کنند.

4. کیفیت کار بهتر

با مهارت های خوب مدیریت زمان، می توانید به سرعت کار خود را اولویت بندی کنید و بر اساس پیچیدگی کارها، زمان کافی برای انجام کارها در نظر بگیرید.

در نتیجه، می‌توانید روی آن کار خاص تمرکز کنید و کار را با خطاهای کمتری ارائه دهید. علاوه بر این، اگر این یک کار چالش برانگیز است، زمان کافی برای حل آن و ارائه نتایج با کیفیت مورد انتظار خواهید داشت.

5. تأثیر خوبی بر جای می گذارد

چه تصمیم گیرندگان یک شرکت یا یک کارمند، ارزش ها و اخلاق کاری آنها مستقیماً بر فرهنگ و سودآوری شرکت تأثیر می گذارد.

زمانی که فردی مدیریت زمان را یاد می‌گیرد، می‌تواند کار خود را تکمیل کند و ضرب‌الاجل‌های پروژه را برآورده کند – به سرعت به اهداف روزانه خود دست می‌یابد.

به این ترتیب آنها تأثیر خوبی بر سالمندان و همکاران خود می گذارند و برای آنها الگو قرار می دهند.

برای اینکه به شما کمک کنیم از مدیریت زمان و سازماندهی بیشترین بهره را ببرید، به چند نکته مطمئن برای تقویت مهارت های خود نگاه می کنیم.